Zamanınızı Etkili Yönetmenin 11 Yolu

Son zamanlarda kiminle konuşsam “… yapmak istiyorum ama zamanım yok”, “kendimi geliştirmek istiyorum ama zamanım yok”, “çocuğumla ilgilenmek istiyorum ama zamanım yok” diyor… Bu bir kendinden kaçış mı, bir bahane mi yoksa istediklerini elde etmek için gereken çabayı göstermeden kaçış mı? Sanki insanlar artık “Hayata yetişemiyorum, vaktim yok” masalını yaşıyorlar.

Modern hayatın, büyük şehirlerde yaşamanın sıkışmışlığı ve yorgunluğu ve fark etmeden edindiğimiz “zaman kullanma alışkanlıkları” yüzünden yol, iş ve uykudan arta kalan kısıtlı zamanda hayattan keyif almaya çalışır durumdayız.

Zaman yönetimi konusunda siz de sıkıntı çekiyor ve etkin yönetir hale gelmek için birkaç fikre ihtiyaç duyuyorsanız işte size 11 öneri:

1. Dijital Takvim Kullanın-

Klasik olacak ama artık bu klasik yöntemi elinizin altında daha kolay taşıma şansına sahibiz. Elimizde büyük bir ajanda ile dolaşmamıza gerek yok. bir akıllı telefonunuz ya da ipad’iniz var ise Takvim için çeşitli applikasyonlar var. Benim en etkin bulduğum Google Calendar‘ı, programıma aldığım tüm etkinlikleri heryerden görmek ve diğer maillerle de iletişimini sağlama açısından tercih ediyorum.

2- İşlerinizi önem sırasına göre sıralayın ve gruplayın-

Günümüz şehir hayatında yapılacak okadar çok iş varki… Günlük iş yoğunluğu içinde yolunuzu kaybetmek istemiyorsanız, eve marketten alınacakları almadan dönmek, seyahat planınıda eksiklikleri son anda hatırlamak istemiyorsanız Wunderlist gibi uygulamaları kullanmanızı öneririm. Böylece iş, ev, arkadaşlar, alışveriş, hobi ayrı ayrı listeniz ve alt listeleriniz olabilir. Bunu Google ve diğer takvimlerde bu kolaylık ve netlikte yapamıyorsunuz. Akıllı telefonlarınıza ve bilgisayaranıza yükleyip senkronize çalışabilceğiniz TickTick Todo list de keyifli başka bir uygulamadır.

3- Zor ve önemli olan işi öncelikli olarak yapın-

Sizin için önemli işleri belirleyin, Acilliğine göre değil, önem ve anlamına göre işleri sıralayın ve yapın. Böylece daha fazla zamana ve yapma enerjisine sahip olduğunuzu göreceksiniz. Tabii bu da zamanla üzerinde kararlılıkla çalışışarak kazanılacak bir kabiliyettir. Zaman yönetimi ve işleri önceliklendirmenin gurusu Stephen Covey’in bu konuda özellikle yazmış olduğu “Önemli İşlere Öncelik” kitabı da okuyabilirsiniz.

Çoğunlukla zamanında tamamlamayı hedefleriz ancak ya zamanında ya da zamanı geçince tamamlarız. Geçikmeleri ertelemeleri ortadan kaldırma ve zaman kazanma için bitirme tarihinden önce tamamlamayı hedefleyin.

5- Delege edin- 

Eğer biri sizden daha iyi yapabiliyorsa ya da sizin yapmanız çok önemli değil ise, bu birsürü yükü omuzlarınızdan alır ve siz daha önemli işlere odaklanabilirsiniz, Konuyla ilgi yazımı okuyabilirsiniz- Nasıl Etkin Delege Edersiniz.

6-Zamanınızı çalanları azaltın- 

En büyük yaptığımız hata teknoloji bizim işlerimizi kolaylaştırması için yaratmışken, biz onun esiri olabiliyoruz.

Televizyon seyretmek için nekadar zaman ayırıyorunuz? Dinlenmek için mi yapıyorsunuz. Aynı zamanı başka dinlendirici bir aktivite ile geçirmeye ne dersiniz? mesela 15 dakika meditasyon. bir sakin zaman ile yenilenme, spora gitme, akşam yemeğinden sonra yürüyüş?

En fazla ne zamanınızı alıyor? e-maillere bakmak? toplantı?, facebook, twitter? sık sık kontrol etmeyi bırakın. Zor mu diyorsunuz? ozaman FB, Twitter bildirimleri kapatın, e-mail bildirim kısayolunu kaldırın, kendinize iki saatte bir ya da sadece sabah, öğle ve akşam belli saatlerde kontrol etme kuralı getirin.

7- Çalışma periyotları belirleyin ve saat set edin- (telefonunuzun veya varsa bilgisayarınızda sayacını ayarlayabilirsiniz) kendi çalışma hızınız ve yoğunluğunuza göre 25, 45, bir saat ya da ona delege edin, zaman kazanın. 25 dakika konsantrasyon 5-10 dakika dinlenme yöntemini seçerseniz bu konuda aplikasyon da olan pomodoro tekniğini öneririm.

https://www.youtube.com/watch?v=CT70iCaG0Gs

Benim için eğer çok yoğun konsantre gerektirmiyor ise 45 dakika yeterlidir, 90 dakikaya ayarladığım da çok derin konsantrasyonu tercih ettiğim işler için kullanmaktayım. 90 dakika odaklanmayı “Ferrarisini Satan Bilge”nin yazarı kişisel gelişim uzmanı Robin Sharma da önermektedir, ancak herkes için her zaman uymayabilir. Ayarladığınız çalışma süresini bitirince, 15 ila 30 dakika dinlenme süresi vererek, ilginizi ve çalışma isteğinizi yenileyip çalışmanıza verimli ve istekli dönebileceksiniz.

Benim önerim, her yöntemi deneyin, kendi hızınızı, kendinize en iyi gelen çalışma yöntemini bulun, ancak ara vermeyi unutmayın. Dinlenmeden yapılan çalışma bir süre sonra kronik yorgunluğa sebep olup etkinliğini kaybedecektir.

8- Farkındalık (Mindfulness) Meditasyonu yaparak odaklanmanızı ve farkındalığınızı arttırın-

Farkındalık meditasyonu zihninizde dolanıp duran düşüncelerin sizi odağınızdan almasını önleyici bir zihin eğitim metodudur. Yaratıcı düşünceler ve üretkenlik en fazla sakin zihin ile kendini göstermektedir. Bu nedenle hergün uygulayacağınız 10 dakikalık mindfulness meditasyonu mantık zihni olan pro-frontal korteksi de geliştirip daha sağduyulu kararlar almanıza yardımcı olacaktır.

9- Uykunuzu yeterli alın- yeterli oranda dinlenin- 

Son çalışmalar 8 saat uykunun verimli bir gün geçirmek için çok önemli olduğunu söylemektedir. Güne ne kadar çok dinlenmiş başlarsanız okadar enerjik, keyifli ve yapabilir, başarabilir durumda olursunuz.

10- Kendinize bir hobi edinin ve bunda ustalaşmaya kendinizi adayın-

Ä°lk başta bu önerim zaten zamanım yok diyenler için tuhaf gelebilir ancak kendinizi birşey adadığınızda ve bunu keyifle yapmaya başladığınızda yetmez dediğiniz zamanın nasıl da ortaya çıktığını ve enerjinizin artarak nasıl daha üretken ve canlı, neşeli olduğunuzu görüp şaşıracaksınız… Bubn

11- Günlük hayatınızda yapmak istediğiniz işler için zaman yaratın-

Nasıl mı… Elde etmek istediğiniz sonuçlar için takviminize sakin varmış gibi zaman ayırın. Mesela yeni müşteri mi istiyorsunuz. Takviminizde müşteri görüşmesi için 2 saat zaman bloke edin. Yeni müşteriniz olsa da olmasa da. Ya da olası müşteriniz için yeni bir yazılım mı geliştirmek istiyorsunuz. Zamanınız yok mu diyorsunuz. Haftalık takviminize bakın, diyelim ki müşteri gelse 3 ay alacağını öngörüyorsunuz. yazılım çalışması için her çarşamba gününe 3 saat bloke edin ve bu sürede yeni müşterinizin isteyebileceği yazılımı geliştirin. Bittiğinde müşterinin de geldiğini görmek şaşırtıcı olmayacaktır. Ama şaşırabilirsiniz de…

Zaman enerjidir ve ona yatırım yaptığınız ölçüde vaktinizin arttığını göreceksiniz.

Nilgün YETİŞ

İş ve Başarı Koçu

Uçak Mühendisi /MBA