Emniyet Yönetim Sistemi (Safety Management System) Nedir?

Emniyet Yönetim Sisteminin (SMS) çeşitli tanımları vardır, fakat belirli bir tanımı tekrarlayabilmekten ziyade bir SMS’in özünün açıkça anlaşılmış olması çok daha iyidir ve hatta hayati öneme sahiptir. Bu sistem bir tür sihir veya kara büyü değildir. İşin özünü anladığınızda bunun sizin sistem organizasyonuzu geliştirilebileceğini, ve en önemlisi; işletmenizin potansiyel faydalarını görebileceksiniz. Bu amaçla bu sistemin özünü anlamanızda yardımcı olması için dört tanımı dahil ettim.

Uluslararası Sivil Havacılık Organizasyonu (ICAO) bir SMS’i şu şekilde tanımlamaktadır:

Emniyet Yönetim Sistemi gerekli organizasyon yapıları, sorumluluklar, politikalar ve prosedürler dahil organize bir yaklaşımdır.

İngiltere Sivil Havacılık İdaresi (UK CAA) hava taşımacılık operasyonları bağlamında emniyet yönetimini ve SMS ’lerini tarif etmek için aşağıdaki tanımı kullanmaktadır:

“Emniyet” yüksek düzeyde emniyet performansı elde etmek için uçuş operasyonları, ilgili yer operasyonları, uçak mühendisliği ve bakım faaliyetleri ile ilişkili risklerin sistematik yönetimi olarak tanımlanır.

İngiltere deki SMS uzmanları daha da ekliyorlar:

“Emniyet Yönetim Sistemi” kurumsal yönetim sorumluluğunun açık bir unsuru olup bu bir şirketin emniyet politikasını belirler. Bunun genel işlerinin tümleşik bir parçası olarak emniyeti nasıl yöneteceğini’ tanımlar.

Avustralya Sivil Havacılık Güvenliği Otoritesi (CASA) de şu tanımı kullanmaktadır:

Bir Emniyet Yönetim Sistemi gerekli organizasyon yapıları, sorumluluklar, politikalar ve prosedürler dâhil emniyet yönetimine sistematik bir yaklaşımdır.

Peki ülkemizde Safety uzmanları SMS için ne şekilde tanım yapıyorlar?

Boşverin geçelim burayı şimdilik!!

Son olarak Birleşik Devletler Federal Havacılık İdaresi (FAA) bunu şu şekilde tanımlamaktadır:

Emniyet Yönetim Sistemi emniyet riskini yönetmeye yönelik resmi, tepeden alta işletme tipi bir yaklaşımdır. Bu sistemin yönetimi için (emniyet risk yönetimi, emniyet politikası, emniyetin güvenceye alınması ve emniyetin yaygınlaştırılması dahil) sistematik prosedürler, uygulamalar ve politikalar içerir.

Her ne kadar bu tanımlar bir şekilde kuru ve ezoterik görünse de sizin iyi bir emniyet yönetimi konseptini ve SMS’in nelerden oluştuğunu kavramanıza yardımcı olacaktır.

Özetlemek gerekirse, bu tanımlar iyi bir SMS için hayati öneme sahip bir dizi anahtar kelime kullanmaktadır:

• Organize
• Sistematik
• Risk
• Tümleşik
• Yönetme

İleriki yazılarımda bu kelimelerin ve ilişkili konseptlerin her birinin önemini daha iyi anlıyacaksınız. Peki, SMS konsepti nasıl ortaya çıktı?

Tarihçe

Öncelikle ‘Safety’(emniyet) kavramının tarihine bakacak olursak;

İkinci Dünya Savaşı sonrası teknolojideki gelişmelerle beraber emniyette de hızla gelişmeler olmuştur.

Müşteri beklentileri emniyetin iyileştirilmesi için önemli tetikleyiciydi ve halen de öyle… Savaş sonrası dönemde devlet düzenlemeleri, sigorta gerekleri de güçlendirildi ayrıca iyileştirilmiş operasyon emniyetine daha fazla beklentiler eklendi.

1970’ler ve 1980’lerde emniyetli operasyonlarda insan unsuru üzerine araştırmalar yürütüldü. Bu süreç içinde ‘İnsan Faktörleri’ bilimi de kişilerin emniyetli-güvenli, etkili sonuçlar için nasıl birlikte çalıştıkları incelendi. Aynı zamanda Ekip Kaynak Yönetimi (CRM) havayolları ve özel sağlayıcılar uçuş ekipleri için eğitim kursları geliştirildiğinde havacılık sektöründe günümüzün havacılığı için ‘Sinyal’ verdi.

Kalite Yönetim Sistemi

Dünyada bir çok hava şirketleri nedense bu sistem hakkında bilgi sahibi olmadan Kalite Depertmanların sorumluluklarına verdiler. Neden? Cevabı çok basit çünkü şirketin önde gelenleri Kalite kavramını anlamamışlardı! Ama ortalarda havacılık duayenleri gibi de dolaşırlar! O da ayrı bir konu!

Ben 25 yıl havacılık sektöründeyim. Bu çalışma hayatımın yaklaşık 5 yılını Kalite departmanında geçirdim. Beni şimdi alın otomotiv sektöründeki bir şirketin kalite departmanına koyun. Benim o şirkete ne faydam olur? Bırakın faydalı olmayı alay konusu olurum? Ya da şirketin üst düzey yöneticileri de benim gibi otomobil motorundan anlamıyorsa ‘Hep beraber gül gibi geçinir gideriz’ değil mi? Ben arabanın karbütöründen anlamam! Otomobilin motorunu anlamadan o şirketin kalite sistemine ve iç kontrolüne ne şekilde etkin olabilirim? İşte hava şirketleride bu hatayı yaptıklarından dolayı şirketlerin yönetim sistemi hep ‘Out of Order’ oluyor maalesef, üzgünüm…..

Peki ülkemizde Hava şirketleri Kalite Yönetim sistemini uygulamada başarılı oldular mı?

Yoksa şirketlerin yöneticileri başarılı olduklarını mı sanıyorlar?

Havacılık sektörü son 20 yıl içinde benliğini kayda değer bir şekilde değiştirmiştir. Günümüz havayolları sıklıkla yatırımları karşılığında makul bir getiri bekleyen hissedarlara aittir. Getiri düşük olduğunda hisseleri satıp başka bir alana yatırım yapmakta basit bir iştir. Havacılık kuruluşları hava araçlarını, ekipmanları ve ilavaten teknik destek donanımları kullanırlar. Finansal açıdan pahalı olması nedeniyle maliyetleri sınırlı tutmak durumundadır.

Son yıllarda havacılık sektöründe düzensiz uçuşlar yapan yeni bir pazar gelişti. Bu büyüyen pazara hizmet etmek üzere “gösterişsiz” işletme modellerine sahip düşük maliyetli olarak adlandırılan havayolu şirketleri ortaya çıktı. Tipik olarak bu havayolları geleneksel olarak bir havayolunun operasyonlarının önemli bir parçası olan pek çok fonksiyonu dışarıdan temin etmeye başladılar. Operasyonların üçüncü taraf sağlayıcılara temlik edilmesi ekonomik avantajlar sağladı, fakat kimi durumlarda aynı zamanda sunulan ürün veya hizmet üzerinde kayda değer bir ‘Kontrol Kaybına’ yol açtı.

Bunun yanı sıra havadakilerin dışında yerdekilerin düşük maliyetli elaman çalıştırmaları, hizmetin kalitesiz ve emniyetsiz olmasına yol açtı. Böyle elemana da başlarına toplama yöneticilerin(Üstdüzey yöneticilerde dahil) konmasıyla SMS’in handikaplarından biri olmuştur.…

Sürekli değişen bu endüstri kolunda artan emniyet-güvenlik maliyetinde müşteri beklentileri, hızlı teknolojik gelişmeler, daha fazla etkinlik havayollarının özellikle emniyet konusunda araştırmalarına neden oldu. Bu konuları maliyetle çözümleme mantıklı bir yol ‘SMS’ i ortaya çıkardı.

Özetliyecek olursak; Emniyet Yönetim Sisteminin(SMS) Kalite Yönetimi Sisteminin(QMS) doğal ilerlemesinden ortaya çıktığı söylenebilir. Fakat SMS öncesi de ‘Kalite Yönetim Sistemi(QMS)’ havacılıkta yetersiz kaldı. Bunu söylemeden geçemiyeceğim.

Benim görüşüm QMS’in bir SMS’in yaklaşık %30’nu teşkil ettiği yönünde. Dolasıyla bu SMS uygularken de kalite sistemi olmadan düşünelemez.

Bir SMS’in Temel Unsurları

İyi bir SMS dört temel unsurdan oluşur:

*Kişiler

*Organizasyonlar

*Süreçler

*Araçlar

Bu unsurların her birini daha yakından inceleyelim.

Öncelikle SMS’i yönetmek için bir kişi veya kişiler grubu tayin edilmek zorundadır. Lütfen bu konuya dikkat edin – bu kişiler sistemi yönetirler: bunlar doğrudan operasyon emniyetini mikro düzeyde yönetmezler. Emniyetin yönetilmesi iyi bir emniyet-güvenlik kültürüne sahip olan bir organizasyonda ‘herkesin görevidir’. Organizasyon genellikle bir ‘Emniyet Müdürü’ (fiili olarak unvan değişiklik arz edebilir) tayin eder, ki bu SMS’in gelişmesi için son derece önemli bir roldür. Bunu daha sonra daha ayrıntılı ele alacağım. Ama şirket yöneticileri bu sistemleri anlayamadıklarından bu unvanı da geçici bir yer olarak bakmaktalar. Dolasıyla ortaya attıkları kişiye unvan bulamadıklarından hemen SMS (Emniyet) müdürü yapmaktalar. Üst düzey yöneticiler tarafından gereksiz bir unvan gibi görmekteler. Bunu geçemeden edemedim!

Organizasyondaki diğer yöneticiler ve çalışanlar günlük görevlerini yerine getirmek boyutunda iyi bir eğitim düzeyine sahiptirler ve SMS’i anlayarak uygun şekilde ilave eğitimler almış olacaklar. Yönetici ve çalışanlara verilen bu eğitim genellikle paydaşlara da verilir.

Kişiler, müşterilere hizmet sunmak için birlikte çalışan bir “topluluk” halinde organize olurlar. Bir topluluk küçük bir ekip veya komple bir kuruluş olabilir. Ben bu kelimeyi seviyorum, zira yerel topluluğunuzu düşündüğünüzde bunun içinde yöneticilerin, takipçilerin, gammazlamaların aldatmaları, pek çok iyi, dürüst, etik insanların bulunduğu bir hiyerarşi veya bir tür düzen belirleyebilirsiniz. Bir işletme organizasyonunda bu özelliklerin çoğu veya tamamı bulunabilir. İşletmenin organizasyon büyüklüğü faaliyetlerinin doğasına bağlı olarak karmaşık olabilir.

Bir SMS’de, emniyet politikaları önemli süreçleri içerir ki bu genellikle ana hatları ile bir kılavuzda belirtilmiş olarak dokümante edilmiş, SMS-müdürünün sorumluluğunda olan kontrollü bir belgedir.

SMS çalışanların kendilerine kayıtları tutma, emniyet verilerini analiz etme ve raporlama konusunda yardımcı olacak olan “araçlar” da içerecektir. Amaca yönelik oluşturulmuş olan bir bilgisayar programından tutun, ölçeğin diğer ucunda basit bir Excel elektronik çizelgesine kadar herşeyi kapsayabilir. Diğer araçlarda gizli raporlama sistemi, öneri kutusu, eğitim sistemleri ve basitçe bir emniyet uyarı bord-tahtası. (Göstermelik olmasın!)

Basitlik

Kişilerin, organizasyonların, süreçlerin ve araçların bir işletmenin büyüklüğüne, doğasına uygun olması hayati öneme sahiptir.

Neden?

Büyük havacılık şirketi işletiyorsanız bir Emniyet Departmanınız, kalifiyeli uzmanı ekibiniz, emniyet doküman setiniz ve karmaşık bir bilişim sisteminiz bulunabilir. Fakat birkaç çalışanın bulunduğu, çok daha basit bir sürüm, daha az maliyetli olur. En önemlisi işletmede bulunan herkes tarafından anlaşılabilir olacak. Şirket içinde bir ‘Emniyet ordusuna’ da gerek yok. Çünkü böyle bir emniyet ordusu oluşturduğunuzda, şirketin diğer çalışanları yöneticileri ile birlikte ‘ Crew rest ’ e giriyorlar…

Benim SMS mantram “Basit Tut” ifadesidir. Maalesef daha büyüğün ve karmaşığın daha iyi olacağını düşünerek karmaşıklığa hapsedilmiş olan iyi niyetli pek çok havacılık kuruluşları var.

Unutmayın! ‘SMS’in büyüklüğünü daima işletmenin büyüklüğüne ve doğasına uyarlayın’.

Mehmet Ali ATAMAN